Werkwijze en methodieken

Thema’s bepalen:

Vooraleer je prioritaire thema’s kan selecteren is het belangrijk om deze thema’s te bepalen.

• Je kan hiervoor vertrekken vanuit de MVO-thema’s die gehanteerd worden in de MVO-scan (15 maturiteitsthema’s). Indien gewenst kan je op basis van lokale bevindingen of uitdagingen de MVO-thema’s specificeren of groeperen. Op de website van MVO-Vlaanderen vind je per hoofdthema verschillende subthema’s die voor jouw traject interessant kunnen zijn.
• Je kan ook vertrekken vanuit de SDG’s. Aangezien de SDG’s nog breder gaan dan de MVO-thema’s uit de MVO-scan, zal dit mogelijk een nog moeilijkere oefening worden. De Vlaamse overheid ontwikkelde een handleiding voor lokale besturen om prioritaire SDG’s thema’s te bepalen. Mogelijk dien je per SDG een subthema te beschrijven om concreet genoeg te kunnen werken.
• In de pilootgemeenten werd ervoor gekozen om te vertrekken vanuit de MVO-thema’s die bepaald werden op basis van de MVO-scan. Om de koppeling met de SDG’s te behouden, werden de SDG’s hieraan gekoppeld.

Thema’s kiezen:

Prioritaire thema’s kies je niet alleen. Medewerkers en diensten hebben om verschillende redenen een aantal argumenten waarom een thema wel of niet prioritair is. Binnen de kopgroep kan er aan de hand van verschillende methodieken gekomen worden tot een werkbaar aantal thema’s.

• Start de sessie met een korte synthese of opfrissen van de stappen in het traject die reeds doorlopen zijn:
  • waar staan we in het traject?
  • Welke informatie is gehaald uit de vorige stappen? De ‘lokale foto’ bracht in kaart wat er op vlak van MVO reeds gebeurt in de organisatie. De MVO-scan biedt een overzicht van de sterke en zwakke punten en levert een aantal potentiële strategische thema’s aan.

Start van een open dialoog en groepsdiscussie

• Aan de stuurgroep worden een aantal vragen voorgelegd als:
  • Welke thema’s lijken je op het eerste zicht prioritair?
  • Waarom zou je prioriteit geven aan dat specifiek thema?
  • Waar situeren zich volgens u de belangrijkste uitdagingen rond een thema?
  • Waar denk je dat je echt het verschil kan maken?
  • Wat zou je willen bereiken en waarom? Hoe zouden de resultaten zichtbaar worden op het terrein?
  • Waar zou de belangrijkste meerwaarde of nut liggen en voor wie?
  • Waar zie je drempels / knelpunten en geef ruimte aan de ervaringen hierrond uit het verleden?
  • Wat zijn de voornaamste sterktes en lokale kansen?

De stuurgroep/werkgroep kiest 1 of meerdere strategische thema’s die als prioritair worden gezien.

In de pilootgemeenten werd geopteerd om 3 strategische thema’s als prioritair te kiezen. Je kan deze keuze maken door aan de thema’s een score van 1 tot 3 toe te kennen ( met 3 als meest prioritaire score). Deze score wordt eerst individueel en anoniem toegekend. Het geven van een score kan in meerdere stemrondes om uiteindelijk te komen tot een consensus rond 3 thema’s.

Van strategische thema’s naar doelstellingen via ‘droombeelden’:

Nu er een consensus is bij de kopgroep over de prioritaire thema’s dienen doelstellingen gekoppeld te worden aan deze thema’s. Aan de leden van de kopgroep wordt gevraagd welke ‘droombeelden’ ze hebben bij deze 3 thema’s. Wat zouden ze graag zien gebeuren als alles kan en mag, wat zijn de ideeën en ambities voor deze 3 thema’s? De leden van de Kopgroep ontvangen na de sessie een sjabloon dat verder aangevuld kan worden als voorbereiding voor de volgende sessie. De moderator zorgt voor de verwerking van deze droombeelden.

Thema 1: Duurzaam aankopen

• Sociale en milieucriteria opnemen in overheidsopdrachten.
• Het gemeentepersoneel geeft het goede voorbeeld:
  • kraantjeswater in plaats van flessenwater bij gemeente en OCMW
  • hergebruiken van materialen
  • …
• Aankoop kantoormateriaal centraliseren voor gans de gemeente/OCMW. Nu wordt niet altijd gekozen voor het goedkoopste product. Er ligt te veel dezelfde voorraad op verschillende locaties.
• Aankoop van hybride/elektrische wagens.
• Levenscycluskost mee opnemen in overheidsopdrachten.
• Levensduur van gebruikte materialen en infrastructuur proberen te verlengen.

Thema 2: Toegankelijkheid

• College- en raadsbeslissingen toegankelijker maken voor de burgers. Geen ambtenarentaal meer gebruiken.
• Documenten vereenvoudigen zodat het begrijpbaar is voor burgers.
• Sociale media: burgers kunnen communiceren via sociale media en krijgen ook antwoord – opvolging.
• Diensten bevinden zich zo veel mogelijk op 1 locatie.
• Overheidsopdrachten moeten ook toegankelijk zijn voor de lokale KMO’s en niet enkel voor grote bedrijven.
• De omgeving rond het vliegveld toegankelijk maken voor wandelaars, fietsers.

Thema 3: Gezondheid, leefomgeving en biodiversiteit

• Acties/activiteiten voor het personeel in het kader van gezondheid. Bv. fruit op het werk
• Sportinfrastructuur voorzien voor het personeel zodat tijdens de middagpauze gesport kan worden.
• Fietsen naar het werk: een actie doen voor burgers, bedrijven en eigen personeel waarbij het aantal km kan ingegeven worden, beloning voor de deelnemers, wie meeste km’s doet. Gezamenlijk afsluitmoment.
• Investeren in actieve bureaus (verstelbaar in hoogte), mogelijkheid om staand te vergaderen.
• Een dienst gezondheidspromotie die allerlei acties organiseert rond gezondheid, zowel voor burgers als voor personeel.
• De milieu-impact op evenementen verminderen door bv. een selectieve inzameling van afval en een verantwoorde verwerking van afval, sluikstorten verminderen, …
• Afval sorteren. Er zijn nog diensten/locaties waar alles nu bij het restafval gaat.
• Voldoende overdekte fietsenstallingen voor personeel die afgesloten kunnen worden.
• Burgers sensibiliseren: geen uitheemse planten/bomen, geen kunstgras, … in je tuin.
• Een autovrije dag organiseren
• Aandacht voor behoud van natuur- en bosgebied in onze gemeente.
• Aankoop van hybride/elektrische wagens voor de gemeente Aankoop van elektrische fietsen voor dienstverplaatsingen van het personeel.

Tips - Ervaringen - Hulpmiddelen

Tips bij het doorlopen van deze stap

• Laat voldoende tijd voor meningen binnen de kopgroep.
• Maak indien nodig opnieuw voldoende tijd om begrippen te verduidelijken bv waar betekent nu juist ‘duurzaamheid’.
• Ga op een juiste wijze om met mogelijke weerstanden binnen de kopgroep bv door goede praktijkvoorbeelden te geven om aan te tonen dat werken rond duurzaamheid effectief werkt.
• Koppel terug naar het beleid over de gekozen thema’s: de keuze vormt immers een sleutelmoment in het MVO-traject. Het is belangrijk dat de kopgroep groen licht krijgt om met deze thema’s verder aan de slag te gaan.

Bij het voeren van de open dialoog speelt een moderator een erg belangrijke rol:

• Hij/zij brengt goede praktijk voorbeelden aan.
• Hij/zij kan kritisch doorvragen rond bepaalde thema’s of wijzen op valkuilen.
• Hij/zij bewaakt dat alle leden van de stuurgroep een evenwaardige inbreng kunnen doen.
• Hij/zij houdt de stuurgroep bij de zaak en het doel.
• Hij/zij bewaakt dat de leden van de stuurgroep in hun analyse ook denken aan externe stakeholders of zaken die relevant zijn voor externe takeholders.
• Hij/zij detecteert waar een groot draagvlak is en waar een consensus haalbaar is.

Ervaringen pilootgemeenten

Bepalen van een beperkt aantal prioritaire strategische thema’s:

• De keuze om slechts 3 thema’s te weerhouden is een pragmatische keuze. Dit kan bij de kopgroep als artificieel overkomen: “we moeten iets kiezen”.
• Je kan dus opteren om meerdere thema’s te kiezen, maar weet dat je ergens moet beperken om concreet aan de slag te kunnen gaan en dat de implementatie ook tijd vraagt. De aangebrachte thema’s die je niet weerhoudt in het MVO-traject hoef je zeker niet weg te gooien, ze kunnen later deel uitmaken van een nieuw MVO-traject.
• Hou er rekening mee dat de keuze van een thema soms verassend kan overkomen voor bepaalde leden van de kopgroep. In de 3 piloten kwam het thema ‘interne-bestuurlijke werking’ sterk naar voor.

Werken met droombeelden

• • Piloot 1: droombeelden geven aanleiding tot reflexie, ze werken oriënterend en zetten bakens uit. ‘wat vandaag niet kan (als droombeeld) kan morgen misschien wel’.
  • Piloot 2:. het werken met droombeelden werkt positief.
  • Piloot 3: er is interesse om het werken met droombeelden ook op andere domeinen toe te passen (bv hulpverlening cliënten OCMW).

Links

• Parricipatie
• Participatie wordt gesmaakt
• Innovatief aan de slag
• Stad Gent