Opvolging

We beperken ons hier tot het geven van een aantal tips/aandachtspunten bij de implementatie en opvolging.

• Duidt één of meerdere personen aan als verantwoordelijke/ trekker van de uit te voeren actie(s).
• Zorg ervoor dat geplande acties niet vaag of vrijblijvend zijn.
• Zorg voor regelmatige terugkom-momenten met de kopgroep of een deel van de kopgroep zodat je een zicht houdt op de uitvoering van de acties en een eventuele bijsturing.

Communicatie

Interne communicatie:

De werknemers kunt u op verschillende manieren over MVO informeren:

• Personeelsblad, interne nieuwsbrief, … : intern zijn het personeelsblad en de nieuwsbrief belangrijke media om verslag te doen over MVO-activiteiten en het personeel te motiveren.
• Gedragscode: de interne visie op MVO en bijhorende gedragsregels kunnen worden opgenomen in de gedragscode die nieuwe medewerkers krijgen uitgereikt. Ook voor het bestaande personeel blijft deze code een leidraad.
• Intranet: het intranet is geschikt voor de publicatie van gedragsregels en verslagen van MVO-activiteiten. Er wordt best voorzien dat medewerkers feedback of ideeën kunnen geven.
• Personeelsbijeenkomst: tijdens een personeelsvergadering of -evenement kan de directie toelichten waarom ze bepaalde MVO-activiteiten onderneemt en wat daarvan de gevolgen zijn.
• Ideeënbus: via een (online) ideeënbus kunnen werknemers nieuwe ideeën aanreiken of tips om bestaande initiatieven te verbeteren.

Externe communicatie:

Via de diverse kanalen waarover de gemeente beschikt.

• Website: de website vormt een zeer belangrijke bron van informatie voor de verschillende stakeholders. Hij leent zich dan ook uitstekend om uitgebreide toelichting te geven bij de verschillende MVO-activiteiten.
• Gemeentelijk informatieblad
• Publieksruimte: organisaties die over een inkomhal, receptie of wachtkamer beschikken kunnen fotocollages of affiches over hun MVO-activiteiten ophangen of brochures ter beschikking stellen.
• Perscontacten of deelname aan acties: via persberichten kan de pers MVO-activiteiten oppikken zodat je meteen een groot publiek bereikt, bv de actie VVSg ‘Week van de duurzaamheid: lokale helden voor globale doelen’.
• Arbeidsmarktcommunicatie: organisaties die hun sociaal engagement opnemen in hun personeelsadvertenties trekken zo gelijkgezinde werknemers aan.

Sociale media: via sociale media komt jouw gemeente in direct contact met haar stakeholders. Je kan hen informeren over recente ontwikkelingen. Ook andersom stellen de verschillende sociale media de gemeente in staat om op de hoogte te blijven van wat er leeft bij de stakeholders.

Tips - Ervaringen - Hulpmiddelen

Ervaringen

• Opvolging:
  • Piloot 1: men is zich bewust dat implementatie van de acties niet evident is – dit gebeurt niet spontaan. Het traject moet levendig gehouden worden met een systeem dat opvolging garandeert. De piloot wenst daarom een terugkom-moment te organiseren samen met andere pilootprojecten: zodat men van elkaar kan leren rond acties, thema’s en gemeenschappelijke intenties.
  • Piloot 2: er werden 2 trekkers aangeduid voor de implementatie. De afspraken rond implementatie zijn momenteel nog vrij summier en vrijblijvend. Om de realisatie van de acties te garanderen wenst men over te gaan tot een 6-maandelijks overleg met de deelgroepen en een  jaarlijks overleg met de volledige kopgroep, zodat vanuit de kopgroep de opstap mogelijk is en blijft om nieuwe acties op te zetten en om het engagement van de kopgroep niet verliezen.
  • Piloot 3: er wordt een focusgroep ‘duurzaamheid’ geïnstalleerd. Deze focusgroep staat o.m. in voor de opvolging van het MVO-actieplan. De actie communicatie in personeelsblad is in uitvoering: dit houdt duurzaamheid op systematische wijze levendig bij medewerkers.

Tips communicatie

• Profilering is belangrijk maar wees voorzichtig voor “greenwashing”.
• Wees eerlijk en consequent  in je communicatie.

Links

• Tools VVSG
• Communiceren over CO2 neutraal ondernemen