Wat?

De kopgroep is een verzameling van een aantal medewerkers en mandatarissen van het lokale bestuur. De kopgroep zal, gedurende een van tevoren vastgestelde periode,  gezamenlijk de opdracht vervullen om inzichtelijk te maken waar het bestuur  momenteel staat op het gebied van duurzaamheid en MVO, met als uiteindelijke doel om MVO nog meer concrete invulling te geven binnen de organisatie.

  • Heeft u een andere kijk op MVO vergeleken met de startfase?

    De blik op MVO is verscherpt dankzij het MVO-traject

  • Heeft u een andere kijk op MVO vergeleken met de startfase?

    Vooral het gegeven dat MVO organisatie-breed aangepakt kan/moet worden, is blijven
    hangen en deze organisatie-brede aanpak werkt ook inspirerend voor andere domeinen, in het bijzonder omwille van de integratie OCMW/gemeenten.

  • Heeft u een andere kijk op MVO vergeleken met de startfase?

    De gemeente  is zich meer bewust geworden van thema duurzaamheid bv in aankoopdossiers wordt nu ook meer de reflex naar duurzaamheid gemaakt.

  • Heeft u de Indruk dat het maturiteitsniveau MVO in organisatie gegroeid is door het MVO-traject?

    Dankzij het traject is het inzicht gegroeid dat MVO reeds een belangrijke pijler is binnen de organisatie die nog verder kan groeien. Het traject maakte mogelijk dat MVO op de voorgrond kwam en bespreekbaar werd over de diensten heen.

  • Heeft u de Indruk dat het maturiteitsniveau MVO in organisatie gegroeid is door het MVO-traject?

    Het traject verliep organisatie-breed, gedeelde verantwoordelijkheid van alle diensten. Het traject maakt duidelijk wat we al doen, maar heeft de intensiteit bij de medewerkers ook verhoogd (ze zijn dingen gaan opzoeken, hebben zich verdiept). Dankzij het traject is MVO minder vrijblijvend geworden en is het op een meer professionele wijze op de kaart van de organisatie en haar medewerkers gezet.

  • Heeft u de Indruk dat het maturiteitsniveau MVO in organisatie gegroeid is door het MVO-traject?

    We hebben niet de indruk dat het maturiteitsniveau is gegroeid. Maar naar aanleiding van het MVO-traject wordt een focusgroep ‘duurzaamheid” in het leven geroepen waardoor het niveau verder kan groeien. Eén van de gekozen acties is het systematisch opnemen van een item rond duurzaamheid in het interne personeelsblad en het gemeentelijk informatieblad waardoor MVO consequent onder de aandacht gebracht wordt en verder kan groeien in maturiteit.

  • Zal het MVO-verhaal verder aandacht krijgen in de organisatie na het traject? Hoe wil u dit aanpakken?

    Het eindrapport – MVO-actieplan – zal worden gebruikt bij de opmaak van de omgevingsanalyse waardoor de informatie uit het MVO-traject doorsijpelt naar het meerjarenplan.

  • Zal het MVO-verhaal verder aandacht krijgen in de organisatie na het traject? Hoe wil u dit aanpakken?

    MVO zal verder aandacht krijgen onder de kapstok van de SDG’s. De methodiek van de impact wizard kan hierbij opnieuw worden toegepast.

  • Zal het MVO-verhaal verder aandacht krijgen in de organisatie na het traject? Hoe wil u dit aanpakken?

    Er wordt een focusgroep duurzaamheid opgericht die verder de visie rond MVO zal uitbouwen.

Waarom?

  • Je maakt gebruik van de denkkracht in je eigen organisatie en je stimuleert mensen die eigen denkkracht ook te gebruiken.
  • Je daagt mensen uit om uit hun eigen comfortzone te komen. Dat levert verrassende resultaten op.
  • Je laat zien dat je mensen waardeert en wat van ze verwacht.
  • Je maakt gebruik van bestaande ervaring en inzichten.
  • Het levert een groter draagvlak binnen de organisatie. Je betrekt breed een aantal personen en beleidsdomeinen zodat duurzaamheid op een geïntegreerde wijze benaderd wordt en geen exclusief project is van een duurzaamheids- of milieuambtenaar.
  • Het levert je zeker ook beter gemotiveerde medewerkers op.

Wie?

Wie deel uitmaakt van de kopgroep is een keuze die lokaal gemaakt dient te worden en vaak ook samenhangt met de beschikbare tijd en deskundigheid. Volgende richtlijnen kunnen hierbij worden meegegeven:

  • Betrek verschillende sleutelfiguren binnen de gemeente om tot gedragen doelstellingen en acties te komen.
  • Kies voor een werkgroep die samengesteld is met mensen uit verschillende diensten omdat MVO zich situeert op alle niveaus van de organisatie en binnen al de diensten activiteiten en relaties.
  • Ze verschillende kennis hebben.
  • Kies ook voor een mix van personen (schepenen/ambtenaren) omdat ze een verschillende achtergrond hebben.
  • Kies voor minimaal twee tot drie mensen, en maximaal ongeveer acht.
  • Duidt een trekker aan om de kopgroep samen te stellen al of niet in overleg met het management van de organisatie.

Hoe?

Werkwijzen en methodieken

  • Samenstelling: het initiatief om te komen tot het vormen van de kopgroep kan van verschillende lagen in de organisatie komen. Dit kan bottum-up:  via een oproep aan alle personeelseden in bv de interne nieuwsbrief, het gericht aanspreken van medewerkers, via stimulansen van het managementteam, tijdens interne infomomenten. Belangrijk:  de goedkeuring door de gemeentesecretaris en/of managementteam is vereist om te komen tot een gedragen kopgroep met mandaat.
  • Doelstelling en mandaat: communiceer duidelijk over het doel en het mandaat van de kopgroep. Mogelijk zal dit tijdens de eerste bijenkomst pas uitgeklaard of op punt gezet worden. Deel dit dan ook al mee. Een mandaat dient gegeven te worden door een bevoegd beslissingsorgaan zoals het schepencollege. In de meeste gevallen zal de kopgroep beleidsvoorbereidend werk leveren en acties voorleggen aan het schepencollege. Ook adviezen over bestaande doelstellingen, acties en/of werkwijzen kunnen binnen de kopgroep geformuleerd worden.

Tips - Ervaringen - Hulpmiddelen

Tips

  • Maak een planning van de werkzaamheden van de kopgroep. Een tijdslijn geeft je zicht op de duur van het proces. Zo voorkom je het gevoel na verloop van tijd in een straat zonder einde te zitten en zo hou je ook rekening met de kostbare tijd van de medewerkers.
  • Communiceer tijdens het ganse beleidsproces.
  • De directie (en het werkveld) informeren op sleutelmomenten over de activiteiten en resultaten van de werkgroep is een must. Openheid over de werkzaamheden helpt om negatieve reacties te vermijden en het fiat van het management en beleid te behouden.

Ervaringen piloten

  • Om te illustreren dat de samenstelling van de kopgroep lokaal verschillend kan zijn geven we hierbij de situatie weer bij de 3 pilootgemeenten:
    • Piloot 1: de kopgroep bestaat reeds en komt ook samen rond andere beleidsthema’s. Samenstelling: coördinator vrije tijd, milieuambtenaar, deskundige openbare werken, stedebouwkundig ambtenaar, diensthoofd personeel, diensthoofd burgerzaken, burgemeester, voorzitter OCMW, secretaris, financieel verantwoordelijke, informatie-ambtenaar beleid, gemeentesecretaris en schepen mondiaal beleid.
    • Piloot 2: de medewerker mondiaal beleid stuurde een uitnodiging naar alle diensten. Samenstelling: burgemeester, schepenen milieu financiën en infrastructuur, diensthoofden, ict-medewerker, duurzaamheidsambtenaar, medewerker mondiaal beleid, gemeentesecretaris.
    • Piloot 3: gerichte oproep naar personeelsleden na bespreking op MAT Samenstelling: medewerker mondiaal en jeugdbeleid, coördinator vrije tijd onderwijs en lokale economie, coördinator organisatieondersteuning, medewerker aankoopdienst en secretariaat, medewerker milieudienst, medewerker personeelsbeleid, coördinator Welzijn, gemeentesecretaris.
  • In de 3 pilootgemeenten verliep het MVO-traject over 5 sessies van gemiddeld 3 uur per sessie. Hou er dus rekening mee dat een MVO-traject tijd vraagt van je medewerkers!

  • In de 3 pilootgemeenten werd de kopgroep zeer divers samengesteld. Het transversaal werken aan het MVO-verhaal bleek één van de sterke punten te zijn bij de eindevaluatie van het MVO-traject. Dit wordt door de piloten als volgt verwoord:

Er zijn linken gelegd tussen de diensten, dit is ook voor de toekomst een belangrijke stap voor een meer horizontale algemeen beleid (diensten komen uit hun hokje).

Het traject heeft MVO uit de rayon van de duurzaamheidsambtenaar gehaald en op niveau van alle diensten gebracht. Er ontstaat een open dialoog waarbij iedereen samen in het bad ‘duurzaamheid’ zit.

Op zich leverde het traject geen spectaculaire nieuwe inzichten op maar door het feit dat de diensten samen zaten rond MVO groeide ook het inzicht dat duurzaamheid enkel mogelijk is indien alle diensten hierrond samenwerken.

Het traject toont aan de managers binnen de organisatie aan dat samenwerking over de diensten heen belangrijk is om tot resultaten te komen (switch binnen de organisatie waar managers voordien binnen hun eigen domein bleven).